Whistleblowing Policy

HINWEISGEBER-RICHTLINIE

(whistleblower policy)

August 2015

1. Zielsetzung und Anwendungsgebiet

MIP Inc. und seine Tochtergesellschaften haben sich verpflichtet, ihre Geschäfte ordnungsgemäß und auf ethische Art und Weise durchzuführen. Die Verpflichtung wird in der Mitarbeiterrichtlinie und im CSR-Kodex dargestellt. MIP erwartet von ihren Mitarbeitern, dass sie sich dementsprechend verhalten und jegliches unangemessene Verhalten vermeiden. Den Regeln von Gesetzen und unserem Verhaltenskodex zu folgen, sowohl den Buchstaben nach als auch im Geiste, ist eine der Säulen von MIPs Überzeugung und wesentlich für den Geschäftserfolg Geschäfts.

MIP verpflichtet sich, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der das Unternehmen alle Beschwerden oder Bedenken erfahren, erhalten und sich ihrer annehmen kann, egal ob es dabei um Themen aus Buchhaltung, Revision, Prüfungen, geht um Missmanagement, Bestechlichkeit, illegales Verhalten oder jeder andere Aktivität, die nicht im Rahmen der gesetzlichen oder ethischen Anforderungen ist.

Um dieses zu erreichen, hat der Aufsichtsrat diese Regelung für die vertrauliche Weitergabe von Bedenken bezüglich zweifelhafter Aktivitäten oder Verhaltens erstellt. Diese Regelung wurde erstellt, um sowohl Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsführern von MIP als auch MIP Verkaufsagenten, Lieferanten, Kunden und anderen wesentlichen Interessenvertretern die Möglichkeit zu geben, solche Bedenken vertraulich und frei von Diskriminierung, Vergeltung oder Belästigung, egal ob anonym oder anderweitig. Diese Richtlinie gilt für alle wesentlichen Interessenvertreter der Firma einschließlich Mitarbeitern, Führungskräften und Geschäftsführern als auch MIP Verkaufsagenten, Lieferanten und Kunden.

2. Hinweiswürdiger Vorfall

Ein hinweiswürdiger Vorfall (“whistleblower incident”) ist ein Vorfall oder eine Handlung bei der Bedenken bestehen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher oder ethischer Standards, egal ob diese aus den Bereichen Buchhaltung, Revision, Prüfungen, Missmanagement, Bestechlichkeit, illegalem Verhalten oder jeder anderen Aktivität. Ein hinweiswürdiger Vorfall kann vorliegen, wenn der Hinweisgeber direkt etwas beobachtet hat oder wenn er auf andere Weise, z.B. im Rahmen einer Unterhaltung, etwas darüber erfahren hat.

Hinweiswürdige Vorfälle sind nachfolgend beispielhaft und nicht ausschließlich aufgeführt:

  • Zweckwidrige Verbuchung von Umsätzen oder Verbindlichkeiten
  • Unterschlagung von Firmenwerten durch Einzelne oder eine Gruppe
  • Falsche Darstellung von Finanz- und anderen Unternehmensdaten
  • Unehrliches, betrügerisches, korruptes oder illegales (einschließlich Diebstahl, Drogenmissbrauch, Gewalt oder Gewaltandrohung, kriminelle Zerstörung von Eigentum) Verhalten
  • Grobes Missmanagement, schwere und erhebliche Verschwendung oder wiederholte Missachtung von administrativen Prozessen
  • Jede Verletzung von MIPs Strategieplan, Mitarbeiterrichtlinie oder CSR-Kodex und
  • Jeder Versuch einen hinweiswürdigen Vorfall zu verdecken

In manchen Situationen kann es schwierig sein zu wissen, ob es einen hinweiswürdiger Vorfall gab und wie man sich verhalten soll. MIP ermutigt seine Mitarbeiter und andere, Fragen hinsichtlich solcher Vorfälle zu stellen und dabei folgendes zu beachten.

  • Versuchen Sie, alle maßgeblichen Tatsachen zu sammeln und so gut informiert zu sein, wie es unter den Umständen möglich ist
  • Wenn Sie nicht sicher sind, wie sie vorgehen sollen, fragen Sie die Geschäftsleitung oder Personalabteilung um Rat
  • Wenn Sie von einem potentiell illegalen oder unethischen Vorgang erfahren haben und um vertrauliche Behandlung gebeten wurden, sollten Sie dies nicht allein handhaben. Sie können mit einer Führungskraft sprechen und ein hypothetisches Szenario darstellen aber trotzdem ausreichend Fakten darstellen, um einen Rat zu bekommen, ohne das Vertrauen zu missbrauchen.

3. Art der Meldung

Es ist die Vorgabe der Firma, dass Mitarbeiter, Führungskräfte, Geschäftsführer oder andere Interessenvertreter unverzüglich die Einzelheiten eines hinweiswürdigen Vorfalls oder vermuteten hinweiswürdigen Vorfalls wie folgt berichten.

Diese Richtlinie wird verwaltet durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats der Firma, den Chief Executive Officer und die Personalabteilung, die alle befugt und benannt sind, Mitteilungen im Sinne dieser Richtlinie entgegen zu nehmen. Hinweiswürdige Vorfälle können gemeldet werden per Email an Jeff Wigle, Aufsichtsratssvorsitzender, jwigle@banyancp.com; Tor Lund, Chief Executive Officer, tlund@mip.ca; an die Personalabteilung, csage@mip.ca.

4. Vertraulichkeit

Jeder, der einen hinweiswürdigen Vorfall meldet, kann entscheiden, ob er oder sie dies anonym oder unter Nennung seiner bzw. ihrer Identität macht. Die Vertraulichkeit wird garantiert wenn er oder sie sich für die Nennung seiner Identität entscheidet. Bei einem anonymen Hinweis kann es aber im Fall von nicht ausreichenden Informationen vorkommen, dass die Firma nicht in der Lage ist, entsprechende Nachforschungen anzustellen und die Beschwerde zu klären.

5. Weitere Informationen

Abhängig von der Art des Vorfalls und der Verständlichkeit der vorliegenden Informationen kann es notwendig sein, weitere Informationen zu sammeln. Anonyme Anschuldigungen sollten ausreichende Details und Informationen enthalten, so dass, wenn nötig, eine sinnvolle Untersuchung stattfinden kann.

6. Nicht-Vergeltung

Niemand, der in gutem Glauben einen Hinweis im Sinne dieser Richtlinie gibt, soll dafür Vergeltung, Belästigung oder andere negative Auswirkungen auf seine Anstellung erleiden. Jede Form einer Vergeltung sollte sofort gemeldet werden. Einem Mitarbeiter, Führungskraft oder Geschäftsführer, der Vergeltung ausübt, gegen jemanden, der eine Meldung in gutem Glauben gemacht hat, drohen disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung.

7. Annahme und Untersuchung von Meldungen

Wenn Kontaktinformationen vorliegen wird die Personalabteilung den Erhalt der Meldung bestätigen. Alle berichteten hinweiswürdigen Vorfälle werden ernst genommen und von der Firma recherchiert. Die Vertraulichkeit der Beschwerden wird größtmöglich gewahrt, dabei berücksichtigend, dass eine angemessene Untersuchung stattfinden soll. Alle Meldungen werden vertraulich behandelt; nur Mitarbeiter, die Kenntnis haben müssen, werden informiert. Zügige und angemessene Korrekturmaßnahmen werden durchgeführt wenn und wo es berechtigt ist.

Im Hinblick auf die möglichen Auswirkungen einer ungerechtfertigten Meldung ist es unannehmbar, leichtsinnig, mutwillig oder falsch über Vorfälle zu berichten. Angemessene Maßnahmen werden in diesem Fall durchgeführt werden.

8. Aufbewahrung der Aufzeichnungen, Überprüfung der Richtlinie

Die Personalabteilung wird Aufzeichnungen aller Meldungen oder Bedenken, die im Rahmen dieser Richtlinie eingehen, für mindestens drei (3) Jahre aufbewahren und den Erhalt, die Untersuchung und Schlussfolgerung dokumentieren.

Die Richtlinie wird regelmäßig überprüft.

* * * * *

Sollten Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie sich an Celine Sage: csage@mip.ca wenden.